Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Gentiana Oy / Pirkanmaan johtokartoitus
Y-tunnus 0986574-8
Ristinarkuntie 4 C 1, 33700 Tampere
kartoitus@kartoitus.fi · 020 700 8090

Tämä seloste koskee verkkosivuston käyttöä ja meille osoitettuja yhteydenottoja.

Käsiteltävät tiedot

Käsittelemme lomakkeella, sähköpostitse ja puhelimitse antamiasi tietoja. Näitä voivat olla nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys, tarvitsemasi palvelu, kohteen sijainti, aikataulu sekä viestin sisältö ja toimittamasi aineisto.

Lomakkeella nimi, sähköpostiosoite ja viesti ovat pakollisia yhteydenoton käsittelemiseksi. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia. Älä lähetä henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja.

Verkkopalvelimen teknisiin lokeihin ja kävijätilastoihin voi tallentua esimerkiksi IP-osoite, käyntiajankohta, avattu sivu, selain, käyttöjärjestelmä ja virhetietoja.

Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Käytämme tietoja yhteydenottoihin vastaamiseen, tarjousten valmistelemiseen ja sovittujen palvelujen toteuttamiseen. Henkilöasiakkaan pyytämän tarjouksen tai tilaaman palvelun kannalta tarpeellinen käsittely perustuu sopimuksen valmisteluun tai toteuttamiseen.

Yritysten yhteyshenkilöiden tietojen sekä muiden yhteydenottojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme hoitaa asiakassuhteita ja vastata meille osoitettuihin kysymyksiin. Sivuston teknisten lokien ja kävijätilastojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkosivustoa sekä ymmärtää sen käyttöä.

Lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitoon, tarvittavia tietoja käsitellään kyseisten velvoitteiden perusteella. Mahdollisten oikeusvaateiden selvittämiseksi säilytämme vain tarpeelliset tiedot.

Tietojen käsittelijät ja sijainti

Tietoja käsittelevät Gentiana Oy:n työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Verkkosivuston palveluntarjoaja on Domainhotelli / Planeetta Internet Oy. Sähköpostien ja lomakeviestien käsittelyssä käytämme Google Workspacea.

Lomakeviestit toimitetaan yrityksen yhteydenottoja käsitteleviin sähköpostiosoitteisiin. WordPressin lomake- ja lähetyslisäosien viestien tallennus on poistettu käytöstä. Viestit kuitenkin säilyvät sähköpostijärjestelmässä, eikä tämä asetus poista palvelimen teknisiä lokeja.

Domainhotelli ilmoittaa verkkopalvelimiensa sijaitsevan Helsingissä. Google Workspacen alueasetuksen kattamat tiedot säilytetään Euroopassa. Alueasetuksen ulkopuolisia tietoja voidaan säilyttää ja muita käsittelyvaiheita toteuttaa myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Googlen käsittelyehdoissa kansainvälisille siirroille määritellään soveltuvat suojatoimet, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeet tai muu hyväksytty siirtoperuste. Lisätietoja suojatoimista saa meiltä ja Googlen tietojenkäsittelyehdoista.

Säilytysajat

Ilman toimeksiantoa päättyneen yhteydenoton tiedot poistetaan pääsääntöisesti 12 kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenpidosta. Keskeneräisen asian tarpeellisia tietoja säilytetään asian käsittelyn ajan.

Toteutuneen työn jälkeen tarpeettomat yhteydenottoviestien ja aineistojen kopiot poistetaan 12 kuukauden kuluessa työn päättymisestä. Sopimuksen, vastuiden ja lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään erikseen niiden edellyttämän ajan. Riitatilanteessa asian selvittämiseksi tarpeelliset tiedot säilytetään asian käsittelyn ajan.

Nämä ajat eivät koske varsinaisten kartoitus- ja mittausaineistojen säilyttämistä, josta sovitaan toimeksiannon yhteydessä.

AWstats-kävijätilastojen säilytysajaksi on määritelty 12 kuukautta. Niiden poistamisesta huolehditaan erikseen, sillä palvelu ei poista tilastoja automaattisesti.

Domainhotellin mukaan raakalokit poistetaan kuukauden jaksoissa ja automaattisia varmuuskopioita säilytetään kaksi viikkoa. Domainhotelli käsittelee lisäksi omiin tietoturvatarkoituksiinsa lokitietoja omana rekisterinpitäjänään; IDS/IPS-lokien säilytysaika on 100 päivää.

Kävijäseuranta ja evästeet

Sivuston käyttöä tilastoidaan palvelinlokitietoihin perustuvalla AWstats-työkalulla. Sivustolle ei ole lisätty selainpohjaista markkinointiseurantaa. Palvelinlokien ja kävijätilastojen kerääminen ei tarkoita samaa asiaa kuin evästeiden käyttäminen.

Oikeutesi

Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja niiden oikaisemista. Lainsäädännön edellytysten täyttyessä voit pyytää tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Lähetä pyyntö osoitteeseen kartoitus@kartoitus.fi. Vastaamme lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Voimme tarvittaessa varmistaa henkilöllisyytesi. Voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetulle.